Kommunikationsplanen fra A til Z med skabelon og guide til små virksomheder

Kommunikationsplan: Skabelon + trin-for-trin guide + KPI’er klar til brug + gratis KPI-tracker til små virksomheder

Står du alene med kommunikation i en mindre virksomhed? Så kender du sikkert følelsen af, at alting haster, og at kommunikationen ofte bliver ad hoc.

En kommunikationsplan hjælper dig med at skabe struktur, prioritere rigtigt og dokumentere effekten af dit arbejde. Her får du en enkel guide, en konkret skabelon og et udfyldt eksempel, som du kan bruge direkte i din hverdag. Tilsidst har jeg tilføjet eksempler på KPI’er, så du måler klogt, og du kan downloade min første datatracker i Excel.

Hvad er en kommunikationsplan?

En kommunikationsplan er et arbejdsdokument, der beskriver:

• Hvem du kommunikerer til
• Hvad du vil sige
• Hvilke kanaler du bruger
• Hvornår du gør det
• Hvem der har ansvaret
• Hvordan du måler effekten

Kort sagt: Den sikrer, at din kommunikation understøtter forretningen – ikke bare aktiviteten.

Hvis du savner fx. budget, baggrunden for planen, prioritering af målgrupper og budskaber, så er det en kommunikationsstrategi, du skal have fat i.

Kommunikationsplan i 7 enkle trin

Download kommunikationsplan-skabelon med eksempel på udfyldt plan

Vi anbefaler, at du bruger en enkel og fleksibel skabelon, der passer til en travl SMV-hverdag.

Hent word-fil skabelon med udfyldt eksempel

Har du brug for en version tilpasset jeres organisation? Se hvordan vi arbejder med strategisk kommunikation og kommunikationsrådgivning.

Før du går i gang (15 minutter der sparer dig timer)

1) Hvad er målet?

Undgå mål som: “Skabe opmærksomhed”.

Skriv i stedet:

“Vi vil have 25 eksisterende kunder til at booke et møde om vores nye løsning inden 30. juni.”

Et godt mål er:

• Konkret
• Tidsafgrænset
• Forankret i forretningen

2) Hvem er målgruppen?

Brug 3-lags-modellen:

• Primær målgruppe
• Sekundær målgruppe
• Intern målgruppe

Stil dig selv:

• Hvad ved de allerede?
• Hvad er de skeptiske overfor?
• Hvad motiverer dem?

I små virksomheder er relationer ofte personlige – brug det aktivt.

3) Hvad er dit kernebudskab?

Brug denne formel:

“Vi vil have [målgruppe] til at [handling], fordi [værdi].”

Eksempel:

“Vi vil have eksisterende kunder til at opgradere, fordi de sparer 20 % og får bedre support.”

Bemærk at kernebudskabet er en intern sætning, der fungerer som kreativ ramme.

Sådan udfylder du kommunikationsplanen (felt for felt)

Felt 1 – Mål

Én aktivitet = ét mål. Hvis du skal kommunikere mere end 1 aktivitet, så skal der som regel laves en ny plan for den aktivitet.

Felt 2 – Målgruppe

Beskriv konkret:

• Rolle
• Behov
• Typiske indvendinger

Felt 3 – Budskab

• Ét hovedbudskab
• 2–3 støttebudskaber der hænger tæt sammen med hovedbudskabet

Felt 4 – Kanalvalg

Overvej:

• Hvor befinder målgruppen sig?
• Hvor hurtigt skal budskabet ud?
• Er budskabet komplekst?
• Har jeg/vi tilstrækkelig med forståelse for kanalens funktionalitet, fx. algoritmer.
• Har vi tilstrækkelige og relevante media-assets, fx billeder, video, grafik, lyd

Typiske kanaler i små virksomheder:

• Nyhedsbrev
• LinkedIn
• Website
• Kundemøder
• Webinar
• Internt teammøde

Vil du arbejde mere struktureret med kanalvalg? Se vores tilgang til kommunikationsstrategi.

Felt 5 – Tidsplan

Lav en enkel ugeplan:

• Uge 1: Teaser internt og nære målgrupper
• Uge 2: Lancering eksternt
• Uge 3: Opfølgning
• Uge 6: Evaluering

Felt 6 – Ansvar

Brug en enkel model, som svarer på hvem der er:

• Ansvarlig
• Udførende
• Godkender

I små virksomheder er det ofte samme person, men skriv det ned alligevel, så du tydeliggør overfor dig selv, hvilken rolle du har.

Felt 7 – KPI og opfølgning

Mål kun det, der giver mening for forretningen. Aftal det på plads med din arbejdsgiver eller din bestyrelse.

At vælge de rigtige KPI’er (Key Performance Indicators) handler ikke om at måle mest muligt, men om at måle det, der faktisk viser, om kommunikationen virker.

Start med at stille dig selv tre spørgsmål:

1. Hvad skal kommunikationen føre til? (adfærd, holdning eller handling?)
2. Hvad vil være et tydeligt tegn på succes?
3. Hvilket tal kan dokumentere det?

En god tommelfingerregel i små virksomheder er:

• Vælg få KPI’er
• Vælg mål, der kan måles uden avancerede systemer
• Vælg KPI’er, som ledelsen forstår

Tre typer KPI’er

1. Aktivitets-KPI’er (har vi gjort det?)

• Antal udsendte nyhedsbreve
• Antal opslag
• Antal deltagere

2. Engagement-KPI’er (reagerer målgruppen?)

• Åbningsrate
• Klikrate
• Engagement-rate
• Tilmeldinger

3. Effekt-KPI’er (skaber det forretning?)

• Bookede møder
• Leads
• Konverteringsrate
• Salg

For de fleste små og mellemstore virksomheder (SMV’er) er det især effekt-KPI’erne, der gør forskellen, fordi de kobler kommunikation direkte til bundlinjen.

Tip: Vælg maks. 3–4 KPI’er Per aktivitet.

Du kan vælge at måle tilbageholdende eller mere optimistisk. Det handler helt om, hvad du/I finder motiverende.

Nogen foretrækker urealistiske mål, da sporten i at forsøge at nå målet er motiverende.

Og andre bliver de-motiveret af mål, som de ikke finder realistiske.

Personligt kan jeg godt lide mål, som føles lidt svære, da det er her, jeg for alvor kan udvikle mig.

Download KPI-tracker med Årsoversigt og Dashboard.

Så kan du eller ledelsen nemt følge udviklingen.

Færdigt eksempel: Lancering i en mindre virksomhed

Her får du et færdigt eksempel på en kommunikationsplan for en helt almindelig kommunikationsaktivitet i en lille virksomhed.

Mål: 20 eksisterende kunder opgraderer abonnement.

Målgruppe: Eksisterende kunder med basisløsning.

Budskab: Opgrader nu og få bedre support + rabat.

Kanaler: Nyhedsbrev, LinkedIn, personlig opfølgning.

Tidsplan: 3 uger.

Ansvar: Kommunikationsansvarlig + salgschef.

KPI: Åbningsrate 30 %, 15 møder booket, 20 % konvertering.

Typiske fejl i små virksomheder

• Ingen tydelig ansvarlig
• For mange budskaber på én gang
• Ingen måling
• Planen bliver ikke fulgt op
• Planen bliver ændret for hurtigt

Har I brug for sparring på struktur og prioritering? Læs mere om vores rådgivning til SMV’er.

Klar til at styrke jeres kommunikation?

Tejlmand Kommunikation hjælper små og mellemstore virksomheder med at skabe klar retning, stærke budskaber og målbar effekt.

⭐️ Se vores ydelser inden for strategisk kommunikation
⭐️ Book en uforpligtende sparring der altid hjælper dig videre