Kommunikationsplanlægning er for alle

Det der med at planlægge selve kommunikationsopgaverne. Normalt bare kaldet kommunikationsplanlægning. Det kan være en svær nød at knække. Også langt svære end det lyder.

Min erfaring har med årene lært mig, at de overordnede budskaber og målgrupper er ret nemme at blive enige om omkring bordet – mens selve planlægningen virkelig kan være hårde forhandlinger.

Det ender nemt i diskussioner baseret på gætteri og mavefornemmelser.

Jeg tror desværre, en del af det handler om, at data og indsigter stadig har trange kår – selvom vi har talt om vigtigheden af at måle og evaluere gennem mange år. Mange virksomheder måler simpelthen ikke. Eller de indsamler kun tal, der peger bagud. Siger mest om hvordan det gik i fortiden, og meget lidt eller ingenting om, hvad målgruppen værdsætter og drømmer om fremover.

Måske er der også indtrådt en vis modenhed omkring data. Det der gik godt i sidste måned, er ikke nødvendigvis det, der skal til i næste måned. Vær opmærksom på jævnligt at vende tilbage til kommunikationsmodellen, og ikke kun forlede dig på fortidens data.

Nå, jeg kommer væk fra kommunikationsplanlægningen. Her kommer mine trin i processen, der inkluderer en indholdsplan og en medieplan. Lidt i tvivl om hvad kommunikationsplanlægning er? Så tjek min ordbog, og vend tilbage hertil for at få trinene.

Sådan tilrettelægger du en effektiv kommunikationsplan

At skabe en velfungerende kommunikationsplan kræver både struktur og strategi. En solid kommunikationsplan sikrer, at du kommunikerer de rigtige budskaber til de rette målgrupper via de mest effektive kanaler – og på det rigtige tidspunkt. Her er de seks trin, der guider dig til succes.

Få indsigt i kundetyper og målgrupper

Før du kan definere dine målsætninger og udarbejde relevante budskaber, skal du have en dyb forståelse af din målgruppe. Det betyder, at du skal analysere og segmentere dine kunder ud fra faktorer som:

• Demografi (alder, køn, geografisk placering).
• Adfærd (købsmønstre, interesser, præferencer).
• Psykografi (værdier, holdninger, livsstil) – tænk kundetyper

Ved at kortlægge forskellige kundetyper eller personas kan du få et klart billede af, hvem du kommunikerer til, og hvad der driver dem. Dette trin giver dig en stærk base til at skræddersy din kommunikation. Du slipper også for endeløse diskussioner om hvad der helt præcist virker, fordi personlige præferencer er sorteret fra.

Definér målsætninger

Med indsigt i din målgruppe kan du begynde at definere dine målsætninger. Spørg dig selv: Hvad ønsker jeg at opnå med min kommunikation?

Er målet at:

• Øge kendskabet til et produkt eller en service?
• Generere flere leads eller salg?
• Skabe større kundeloyalitet og engagement?

Dine mål skal være SMART (Specifikke, Målbare, Attraktive, Realistiske og Tidsbegrænsede). Det sikrer, at du har klare pejlemærker at arbejde hen imod og evaluere på senere.

Kortlæg budskaberne

Budskaberne er kernen i din kommunikation. De skal afspejle dine målsætninger og tale direkte til de behov og ønsker, du har identificeret hos din målgruppe. Et effektivt budskab er:

• Tydeligt og let at forstå.
• Relevant og tilpasset kundens situation, værdier og indre selvbillede
• Inspirerende og opfordrende til handling.

Sørg for, at dine budskaber er konsistente på tværs af alle kanaler.

Udarbejd en indholdsplan

Din indholdsplan er din strategiske køreplan for, hvad du skal kommunikere, og hvornår det skal ske. Hvis I er flere om at løfte, så er det også her, du anfører den ansvarlige. Måske er der også en redaktør eller feedbackperson, som skal godkende. Overvej følgende:

• Hvilke typer indhold (tekst, video, grafik, e-mail) er mest relevante for din målgruppe?
• Hvilke temaer eller historier skal du kommunikere?
• Hvordan kan du tilpasse indholdet til forskellige kanaler?

Planlæg også, hvordan du sikrer kontinuitet i din kommunikation, så den opretholder interessen hos din målgruppe over tid.

Skab en medieplan

Når du har fastlagt indholdet, er det tid til at vælge, hvordan du vil distribuere det. Din medieplan skal definere:

• Hvilke kanaler (f.eks. sociale medier, e-mail, hjemmeside) er mest effektive for din målgruppe.
• Hvordan du balancerer organisk og betalt rækkevidde.
• Budgettet for eventuelle betalte kampagner.

En detaljeret medieplan hjælper dig med at optimere ressourcer og opnå maksimal effekt.

Opret en tidsplan

Tidsplanen sikrer, at din kommunikation bliver gennemført systematisk og rettidigt. Her fastlægger du præcise datoer og tidspunkter for produktion, publicering og opfølgning. For overskuelighedens skyld kan jeg godt finde på at lave tidsplanen som en del af indholdsplanen og medieplanen. Det afhænger af størrelsen på projektet og den samlede kommunikationsindsats.

Brug værktøjer som digitale kalendere eller projektstyringsplatforme for at skabe overblik og holde alle involverede parter på sporet. Min favorit er Podio, men der er masser af tools derude.

Evaluer og justér

Når din kommunikationsplan er i gang, er det vigtigt at måle dens effektivitet og vurdere, om den rammer målgruppen korrekt, og giver den planlagte effekt. Evaluering handler ikke kun om at måle præstationer, men også om at undersøge, om din målgruppe fortsat er korrekt defineret. Overvej følgende:

1. Mål din kommunikations effektivitet:
   • Brug KPI’er som engagement (likes, delinger, kommentarer), klikrater, konverteringer og salg.
   • Analyser, hvilke budskaber og kanaler der performer bedst.
2. Opdater din målgruppeindsigt:
   • Har målgruppen ændret adfærd, præferencer eller behov?
   • Opdater din viden gennem kundeanalyser, feedback, brugerundersøgelser eller data fra dine digitale kanaler.
   • Overvej, om nye segmenter er relevante, eller om nogle eksisterende kundetyper har ændret sig.
3. Tilpas planen:
   • Justér budskaber, indhold og kanaler baseret på dine resultater.
   • Hvis målgruppen eller kundetyperne er ændret, skal du tilpasse hele din strategi, så du forbliver relevant og konkurrencedygtig.

Løbende evaluering sikrer, at din kommunikation altid rammer plet og følger med både markedets og kundernes udvikling.

Det var mine trin i processen. Har du kommentarer eller feedback, så er du velkommen. Iøvrigt fortjener selv de mindste indsatser denne form for struktur for at lykkes. Så der er ingen undskyld – det er bare med at få gang i kommunikationsplanlægningen.

Hvis det er svært at få hul, så kontakt mig for en uforpligtende dialog om onlinesparring på netop jeres kommunikationsindsats.